Archive for Desember 2017
softskill komunikasi bisnis
By : Unknown
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
UNIVERSITAS GUNADARMA
Disusun Oleh :
Geaby Valinia (14214475)
Maurin Nur Atria (16214490)
Nanda Salsabila (17214802)
Naurah Nazifah (17214869)
Nur Fathaniah (18214154)
Samsyu Rizal (19214968)
I. Komunikasi Dalam Organisasi
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
B. Bagaimana Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi
Menyalurkan ide melalui komunikasi bisa secara lisan maupun tulisan. Salah satu nya adalah dengan memberikan solusi yang tepat kepada orang lain yang membutuhkan solusi untuk menyelesaikan masalah nya.
Tahapan - tahapan menyalurkan ide melalui komunikasi :
Ø Ide (gagasan)
Ø Perumusan. Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
Ø Penyaluran (Transmitting). Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan simbol, atau isyarat dsb.
Ø Tindakan. Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
Ø Pengertian. Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
Ø Penerimaan. Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).
C. Hambatan - Hambatan Komunikasi
Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :
1. Hambatan dari Proses Komunikasi :
· Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
· Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
· Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
· Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
· Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
· Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain-lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
D. Klasifikasi Komunikasi dalam organisasi
Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :
1. Dari segi sifatnya :
· Komunikasi Lisan komunikasi yang berlangsung lisan/berbicara. Contoh: presentasi
· Komunikasi Tertulis. Komunikasi melalui tulisan. Contoh: e-mail
· Komunikasi Verbal. Komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan. Contoh: curhat
· Komunikasi Non Verbal. Komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat). Contoh: seseorang yang gugup
2. Dari segi arahnya :
- · Komunikasi Ke atas. Komunikasi dari bawahan ke atasan
- · Komunikasi Ke bawah. Komunikasi dari atasan ke bawahan
- · Komunikasi Horizontal. Komunikasi ke sesama manusia/setingkat
- · Komunikasi Satu Arah. Contoh : pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)
- · Komunikasi Dua Arah. Berbicara dengan adanya timbal balik/saling berkomunikasi
3. Menurut Lawannya :
- · Komunikasi Satu Lawan Satu. Berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya. Contoh: berbicara melalui telepon
- · Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok). Berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Contoh: kelompok satpam menginterogasi maling
- · Kelompok Lawan Kelompok. Berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain. Contoh: debat partai politik
4. Menurut Keresmiannya :
- · Komunikasi Formal. Komunikasi yang berlangsung resmi. Contoh: rapat pemegang saham
- · Komunikasi Informal. Komunikasi yang tidak resmi. Contoh : berbicara dengan teman
II. Pola Komunikasi Bisnis
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain berbeda-beda. Secara umum, pola komunikasi dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan nonformal.
A. Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
1. Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
Ø Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
Ø Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
Ø Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
Ø Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
Ø Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
2. Komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi dari bawah ke atas atau disebut buttom-up communication berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi Horizontal atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
4. Komunikasi Diagonal
Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
B. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron televisi, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.
III. Masalah Komunikasi dalam Organisasi
Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
1. Hambatan Teknis
Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2. Hambatan Semantik
Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan Manusiawi
Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarki antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
1. Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
2. Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.
3. Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.
4. Concreteness (Konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
5. Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
6. Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.
7. Correctness (Ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).
